BadgeLog
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Gestione delle presenze per PMI

Le presenze della vostra azienda, dal telefono di chi lavora.

BadgeLog raccoglie timbrature, ferie e permessi, note spese e visitatori in un'unica app web. I dipendenti la usano dallo smartphone, l'ufficio del personale dal computer.

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  • Nessuna app da scaricare: si apre dal browser e si aggiunge alla schermata Home.
  • Della posizione si salva solo l'esito, dentro o fuori dal luogo di lavoro.
  • Export CSV per l'ufficio paghe, che si apre in Excel.
Schermata Timbra sul telefono: «Sei dentro» da 8 ore e 40, al Cantiere Bergamo sulla commessa C-112, con il pulsante «Timbra l'uscita».

Cosa fa BadgeLog

Ogni funzione si usa da telefono e da computer. Ciascuno vede solo quello che il suo ruolo gli permette: dipendente, responsabile o amministratore.

Timbrare dal telefono, in sede o fuori

Chi lavora apre BadgeLog, sceglie il luogo di lavoro e preme «Timbra l'ingresso». A fine giornata, «Timbra l'uscita». La schermata mostra da quanto si è dentro e le timbrature del giorno.

  • Luoghi di lavoro. La sede, un cantiere, il lavoro da remoto. Per ogni luogo si può impostare un raggio di tolleranza.
  • Commesse, se le usate. Facoltative oppure obbligatorie fuori sede. «Cambia commessa» chiude l'una e apre l'altra con un solo gesto.
  • Centri di costo. Raggruppano le persone per reparto o ufficio. Il responsabile del centro vede le sue persone e ne approva le richieste.
  • Uscita dimenticata. Dopo il numero di ore che decidete voi, l'ingresso si chiude da solo ed è segnalato al responsabile.
Schermata Timbra prima dell'ingresso: scelta del luogo di lavoro e della commessa, pulsante «Timbra l'ingresso».

Oppure con il badge, anche senza rete

Per chi non timbra dal telefono c'è un tablet con un lettore di badge. Si avvicina il badge e il tablet mostra il nome e se ha registrato un ingresso o un'uscita.

  • Funziona anche senza connessione. Le letture restano in coda e partono appena la rete torna, con l'ora effettiva del passaggio.
  • Un solo lettore. Alterna da solo ingresso e uscita; due passaggi entro un minuto contano come uno.
  • Badge revocabili. Un badge smarrito o restituito smette subito di funzionare.
  • Anche senza account. Chi non usa l'app può timbrare solo con il badge.

Basta un tablet con un browser in modalità kiosk e un lettore di badge in emulazione tastiera, integrato o collegato via USB. Non serve installare app.

Tablet del lettore di badge: «Ciao Luca, uscita alle 09:00».

Ferie e permessi senza moduli di carta

La richiesta parte dall'app. Mentre la si compila, BadgeLog conta i giorni lavorativi o le ore richieste, senza sabati, domeniche, festività e chiusure aziendali.

  • Approvazione in un tocco. La richiesta arriva per email al responsabile; chi l'ha fatta riceve l'esito per email. Per respingerla serve un motivo.
  • Solleciti. Se una richiesta resta in attesa troppo a lungo, parte un sollecito.
  • Osservatori. Il titolare o il consulente del lavoro possono ricevere gli avvisi via email senza dover decidere.
  • Chiusure aziendali. Ponti, chiusura estiva e santo patrono si impostano una volta e non contano come ferie.
Nuova richiesta di permesso: giorno 9 ottobre, dalle 9:00 alle 11:30, durata 2:30 ore, pulsante «Invia la richiesta».
Calendario delle assenze di ottobre: una riga per persona, una colonna per giorno, con ferie, permessi e altre assenze approvate o in attesa.
Il calendario delle assenze: una riga per persona, una colonna per giorno, filtrabile per centro di costo. Da qui si inseriscono anche le assenze comunicate a voce, come una malattia.

Note spese con la foto dello scontrino

Durante la trasferta ogni spesa si aggiunge alla nota in corso: data, tipo, importo e la foto della ricevuta scattata con il telefono. Alla fine la nota si invia per l'approvazione.

  • Rimborso chilometrico calcolato. Si sceglie il luogo e il tragitto; chilometri e importo li calcola BadgeLog dalla distanza e dalla vostra tariffa.
  • Ricevute allegate. Foto o PDF. Le spese senza ricevuta sono segnalate a chi approva.
  • Luogo e commessa già proposti in base alla timbratura in corso.
  • Export per l'amministrazione. CSV delle spese approvate. Dopo il pagamento la nota si segna come rimborsata e il dipendente riceve un avviso.
Nuova spesa con rimborso chilometrico: Cantiere Bergamo, commessa C-112, andata e ritorno, 97 km per 0,4523 euro al km uguale 43,87 euro.

Visitatori registrati in reception

Un tablet in reception prende il posto del registro di carta. Il visitatore inserisce nome, azienda e chi viene a trovare, legge le regole di sicurezza, le accetta e firma con il dito.

  • Avviso a chi lo ospita via email, appena arriva.
  • Chi è presente in sede, in un elenco sempre aggiornato, utile anche in caso di evacuazione.
  • Registro delle visite. Ogni visita conserva orari, firma e la versione delle regole accettata.
  • Dati cancellati da soli. Dopo il periodo che scegliete, nome, azienda e firma si cancellano; restano solo gli orari, anonimi.
  • Fornitori abituali e manutentori possono avere un badge personale ed entrare dal lettore.
Tablet della reception: dati del visitatore, regole di sicurezza da accettare e riquadro per la firma.

Report ed export per l'ufficio paghe

Per il periodo e il centro di costo che scegliete: ore lavorate, primo ingresso, ultima uscita, assenze e segnalazioni di ogni persona, giorno per giorno. In alto, chi è dentro adesso.

  • CSV giornaliero. Una riga per persona e giorno, con le ore anche in decimali, commesse, segnalazioni e assenze.
  • CSV timbrature. Una riga per ogni timbratura. Entrambi si aprono direttamente in Excel.
  • Segnalazioni da controllare. Uscite mancanti, timbrature fuori dal raggio, chiusure automatiche. Con un filtro restano solo i giorni da verificare.
  • Correzioni tracciate. Ogni correzione richiede una nota e la timbratura originale resta nello storico.
Report presenze: persone presenti ora, filtri per periodo e centro di costo, tabella con entrata, uscita e ore per giorno, pulsanti «CSV giornaliero» e «CSV timbrature».

Un assistente AI, se lo volete

È facoltativo e si attiva azienda per azienda. Si scrive come a un collega: «Quante ore ho fatto questa settimana?», «Chiedi ferie dal 3 al 7 agosto», «Aggiungi 12 euro di parcheggio di oggi».

  • Stessi permessi di chi lo usa. Vede e fa solo quello che la persona potrebbe fare dall'app.
  • Chiede conferma. Prima di timbrare, chiedere ferie o aggiungere una spesa mostra una scheda di conferma. Senza conferma non fa nulla.
  • Una scorciatoia, non un obbligo. Tutto resta disponibile anche dalle normali schermate dell'app.
Chat con l'assistente: alla domanda «Le mie ferie» risponde con l'elenco delle richieste e il loro stato, approvata o in attesa.

Privacy e sicurezza

I dati delle presenze riguardano le persone. BadgeLog ne raccoglie solo quanti servono e tiene traccia di chi li modifica.

La posizione verifica, non traccia

Se un luogo di lavoro ha un raggio di tolleranza, al momento della timbratura il telefono controlla se la persona è nel raggio. BadgeLog salva solo l'esito, dentro o fuori: le coordinate non vengono mai registrate. È una scelta verificata dal punto di vista legale.

Se la posizione non è disponibile, la timbratura viene registrata comunque e segnalata al responsabile.

  • Ora08:02
  • Luogo di lavoroSede
  • PosizioneDentro il raggio
  • Coordinatemai salvate

  • Verifica in due passaggi

    Obbligatoria per gli amministratori, disponibile per tutti: dopo la password serve il codice di un'app di autenticazione.

  • Registro delle modifiche

    Ogni modifica a persone, badge, timbrature, ferie, note spese e impostazioni: chi l'ha fatta, quando, da dove, con i valori prima e dopo.

  • Backup giornalieri

    I dati vengono salvati ogni giorno.

  • Dati separati per azienda

    I dati di ogni azienda sono separati da quelli delle altre.

  • Dati in UE

    BadgeLog è ospitato su server Hetzner in Germania: i dati restano nell'Unione europea.

  • Ognuno vede il suo

    Un responsabile vede solo le persone dei suoi centri di costo. L'assistente AI ha gli stessi permessi di chi lo usa.

Registro modifiche: elenco delle operazioni con autore, origine e data; per l'approvazione di una nota spese si vedono i valori prima e dopo.
Il registro delle modifiche, filtrabile per tipo, origine e periodo.

Tre ruoli, ognuno con le sue schermate

Ogni ruolo può fare tutto quello che fa il precedente, più le funzioni elencate. Un responsabile vede solo le persone dei propri centri di costo.

  • Dipendente

    • Timbra dal telefono o con il badge.
    • Vede le sue presenze del mese, con le eventuali segnalazioni.
    • Chiede ferie e permessi e presenta le note spese.

  • Responsabile

    • Approva ferie, permessi e note spese delle sue persone.
    • Consulta il calendario delle assenze e i report.
    • Corregge le timbrature, sempre con una nota.
    • Vede i visitatori presenti in sede.

  • Amministratore

    • Configura azienda, luoghi di lavoro, centri di costo e commesse.
    • Gestisce persone, accessi e badge.
    • Collega i tablet per i badge e la reception.
    • Consulta il registro delle modifiche.

Come si parte

Sui telefoni dei dipendenti non si installa niente: basta il browser. La configurazione la fa l'amministratore, in quest'ordine.

  1. L'azienda

    Fuso orario, regole per ferie e permessi, tariffa del rimborso chilometrico se vi serve.

  2. Luoghi e centri di costo

    La sede e gli altri luoghi, con indirizzo e raggio di tolleranza. I reparti, con il loro responsabile.

  3. Le persone

    Ognuno riceve un'email di invito per scegliere la password. Chi timbra solo con il badge non ha bisogno di account.

  4. I tablet, se servono

    Per il lettore di badge o la reception: si collegano aprendo un link o inquadrando un codice QR.

Vediamo insieme se BadgeLog fa per voi

Scriveteci qualche riga sulla vostra azienda: quante persone timbrano, se lavorano in sede o fuori, se usate già dei badge. Vi mostriamo l'app con un'azienda di esempio.

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